1. Cum a pornit ideea afacerii TaskZen, de ce asistență virtuală și nu fizică?
Tamara: În 2021, eu am observat din partea clienților cerere de servicii conexe celor de contabilitate – recuperare creanțe, plăți, emitere facturi. În 2022, primului client îi pleca secretara și ne-a întrebat dacă putem prelua noi activitățile.
Valentina: Ideea serviciului de asistență virtuală i-a venit Tamarei, după ce m-am întors de la o întâlnire cu un client, a cărui secretară a intrat în concediu de sarcină. Atunci Tamara a zis că îl putem ajuta noi, provizoriu, pentru că își dorea de multă vreme să pună în practică un serviciu suport pentru clienții pe care îi avem la contabilitate, mai ales că le știm solicitările sau disfuncționalitățile. Iată că a trecut un an de atunci, iar primul client a fost încântat de TaskZen și nu și-a angajat altă secretară. Pe lângă el, s-au alăturat și alți clienți.
2. De ce asistență virtuală și nu fizică?
Pentru că serviciile de contabilitate le-am digitalizat deja, iar pentru a plăti o factură sau a întocmi o factură, nu e nevoie decât de un laptop și un email în acest sens. Se economisește mult timp și da, de la pandemie îndrăznim mai mult să facem lucrurile remote.
3. Deja ați fondat împreună 2 afaceri, cum se simte să mai porniți încă o dată la drum împreună?
Valentina: A venit firesc să deschidem împreună un nou business, mai ales că s-au împlinit 10 ani de când o am alături pe Tamara. Suntem diferite, dar ne completăm reciproc, ne cunoaștem bine una pe cealaltă, iar fără ajutorul ei, probabil că nu am fi aici, acum, amandouă. Afacerile se fac cu oameni și pentru oameni, iar atunci când nu ești singur, încrederea și puterea cresc exponențial.
Tamara: Pentru mine este o provocare mare, pentru că este primul proiect pornit de la 0 și pe care îl pot gestiona 100%, care se creează pe baza experienței mele și pe ce îmi place să fac. Îmi oferă siguranță și încredere Valentina, experiența ei și că mă pot baza pe ea pentru sfaturi și notorietatea ei.
3. Cui îi este adresat mai exact acest serviciu?
Serviciul de asistență virtuală este adresat antreprenorilor la început de drum, care se pierd în haosul legislativ și nu știu de unde să înceapă. Suntem la dispoziția lor, pentru că ne dorim să le îndrumăm pașii, să le fim alături și să îi ajutăm să-și pună în aplicare visele. Partea birocratică poate fi copleșitoare pentru ei, dar noi știm deja cu ce se mănâncă, rezolvându-le probleme pe care nici nu știau că le au.
Pentru freelanceri un asistent virtual este o mană cerească, deoarece le ia de pe cap toate acele sarcini plictisitoare și cronofage, lăsându-le timp pentru munca propriu-zisă pe care o au de făcut. Știm că partea administrativă este neproductivă, iar întocmirea documentelor lunare obligatorii poate consuma chiar și 40% din timpul unui freelancer, oricat de bine organizat și experimentat ar fi acesta.
TaskZen este perfect pentru antreprenori cu vechime, ca externalizare a serviciilor de secretariat, exact cum am povestit mai devreme despre primul nostru client. Pe lângă faptul că financiar este mai avantajos serviciul de asistență virtuală decât angajarea unei persoane care să se ocupe de organizarea unui birou, mai sunt și alte atuuri. Nu se mai rătăcesc facturile pentru contabilitate, nu se pierde timp cu întrebări de cum se face aia sau ailaltă, știm ce avem de făcut și le facem bine, plus ceva în plus.
4. Cum puteți ajuta antreprenorii cu mai multe afaceri, dar freelancerii?
Ajutorul nostru este simplu de definit.
Uită-te la task-urile zilnice care NU îți aduc bani și uită-te la ceas cât pierzi cu ele. Acum imaginează-ți că ți s-a eliberat agenda și le face altcineva pentru tine, iar tu te poți concentra pe lucratul efectiv pentru clienți. Tot ce mie nu îmi place sau nu am timp să fac, face echipa TaskZen. Completăm contracte, întocmim facturi și le transmitem în Ro e-Factura, plăți către furnizori sau către bugetul statului, sunăm după banii neîncasați cu rigurozitate, adică implementăm o procedură de recuperare a creanțelor și ne ținem de ea. Aici vreau să insist un pic și să laud echipa TaskZen, pentru că a ajuns la performanțe incredibile, atât pentru grupul nostru de firme, dar și pentru creanțele clienților. Iar perioada care urmează nu va fi confortabilă din punctul acesta de vedere.
5. Cu cât timp înainte ar trebui să fie trimisă lista cu task-uri ca ele să fie îndeplinite?
Îndeplinim task-uri și în decurs de 1 h (plăti urgente, de care depinde livrarea bunului sau prestarea serviciului); în funcție de urgență și importanță – 24 h; pentru ce nu este urgent, termenul se stabilește, de regulă, cu clienții – poate dura și câteva luni, în funcție de complexitate și dacă primim toate informațiile de care avem nevoie.
6. Ce obiective aveți pentru 2024 cu acest business?
Dacă în primul an de la înființare am oferit servicii suport pentru portofoliul de clienți existenți în grupul de firme pe care îl avem, în 2024 ne dorim să ieșim în lume și să ne extindem către micile afaceri. Modificările legislative care intră în vigoare anul următor, vin la pachet cu obligații birocratice suplimentare, așa că sunt mulți antreprenori care au nevoie de serviciile noastre, iar reducerea costurilor prin externalizare, este bine venită într-o perioadă de creștere a prețurilor.
Un alt obiectiv pe care îl avem este să automatizăm cât mai multe procese, să reducem timpul alocat sarcinilor, să ne folosim de tehnologie. Acesta ar trebui să fie un obiectiv pentru orice antreprenor, mai ales când vedem cum se adâncește criza forței de muncă.
Nu în ultimul rând, ne dorim să vorbim despre ceea ce facem, adică despre obligațiile birocratice ale antreprenorilor, mici sau mari. Sunt puțini cei care le cunosc pe toate, iar riscurile amenzilor sunt foarte mari și au crescut enorm. Dacă reușim să scutim pe cineva de ele, e ca și cum misiunea noastră este asumată.
7. De ce să aleagă antreprenorii TaskZen și nu alt serviciu de asistență virtuală?
Pentru că știm să facem bine ceea ce facem. Având ca background peste 10 ani de servicii contabile la Ask for Accounting, cunoaștem rigorile legii, importanța hârtiilor și “de ce-ul” din spatele acestora, amenzile în cazul în care anumite procese lipsesc. Plus că trecem prin aceste activități în fiecare zi și știm importanța lor. Iar cel mai important lucru pe care nu îl spune multă lume, deontologia profesională împiedică un contabil să întocmească documente primare pentru clienții săi, așa că acum putem să completăm și să transmitem facturi fiscale, să facem plăți, să sunăm după bani sau să întocmim contracte.
8. Care sunt prețurile pentru un serviciu de asistență virtuală și cum se lucrează?
Se lucrează pe oră sau pe abonament, în funcție de serviciul solicitat. Abonamentele lunare sunt între 350 euro și 1250 euro, iar ora de lucru începe de la 25 euro.
9. Care sunt pașii pentru a începe o colaborare?
Un mesaj de propunere colaborare, apoi un scurt call să ne cunoaștem și să înțelegem nevoile. Mail la team@taskzen.ro sau telefon pe 0724262143.
