Mulți antreprenori aflați la început de drum emit facturi fără să respecte toate cerințele legale. Poate din grabă, poate din neatenție, poate pentru că nu le-a explicat nimeni clar ce ar trebui să conțină o factură, cum se structurează corect și ce riscuri presupune o eroare aparent „mică”.
Acest articol vine să clarifice exact acești pași – pentru ca tu să știi, din prima, cum se emite o factură în conformitate cu legislația. Mai ales acum, când e-Factura a devenit obligatorie pentru toată lumea.
Ce trebuie să conțină o factură, conform Codului Fiscal:
1. Serie și număr unic de identificare
Factura trebuie să aibă o serie logică și unică. Nu este permisă duplicarea sau săritul numerelor.
2. Data emiterii
Este ziua în care emiți efectiv documentul, nu neapărat data prestării serviciului (care se poate trece separat).
3. Datele furnizorului și ale clientului
- Denumire completă
- Adresă
- Cod unic de înregistrare fiscală
- Nr. registrul comerțului (dacă este cazul)
- IBAN, e-mail, telefon (opțional, dar recomandat)
4. Descrierea bunurilor/serviciilor
Clar, detaliat. Factura trebuie să reflecte exact ce s-a vândut sau prestat.
5. Cantitatea și prețul unitar
Fiecare linie trebuie să conțină informații complete: câte unități, la ce preț.
6. Valoarea fără TVA și TVA-ul aplicat
Dacă ești plătitor de TVA, trebuie să indici cota aplicată și valoarea TVA.
7. Valoarea totală de plată
Suma finală, care trebuie achitată de client.
8. Mențiuni suplimentare (dacă este cazul)
- Regimuri speciale (de ex. second-hand, turism)
- Servicii intracomunitare
- Condiții de plată, discounturi, penalizări etc.
Ce s-a schimbat odată cu e-Factura?
Dacă înainte existau șanse să emiți o factură incompletă și să o corectezi ulterior, astăzi acest lucru este blocat chiar de sistem.
Începând cu 2024, toate firmele din România sunt obligate să trimită facturile emise prin sistemul RO e-Factura, iar acesta nu acceptă documente incomplete sau incorecte.
Sistemul validează automat dacă factura conține toate câmpurile cerute de lege: CUI, descrierea bunurilor/serviciilor, valorile corecte, cotele de TVA etc.
Dacă lipsește ceva important – cum ar fi un cod fiscal, valoarea TVA sau chiar detaliile minime despre produs – factura este respinsă și nu poate fi transmisă clientului.
Așadar, acuratețea nu mai este doar o recomandare, ci o condiție obligatorie pentru ca factura ta să existe legal.
Ce greșeli să eviți:
- emiterea facturilor fără înregistrare contabilă;
- lipsa datei prestării (dacă este diferită de emitere);
- omiterea TVA-ului (acolo unde este aplicabil);
- folosirea unor denumiri generice sau incomplete;
- lipsa acordului între ceea ce s-a prestat și ce apare pe factură.
TaskZen poate emite facturile în locul tău
Mulți dintre clienții noștri aleg să externalizeze partea de facturare, pentru a avea siguranța că totul este corect, transmis la timp și arhivat așa cum cere legislația.
Emiterea unei facturi pare simplă, dar când intervine și e-Factura, și TVA-ul, și un volum crescut de activitate… poate deveni o sursă de stres. Sau, dimpotrivă, un task pe care să-l bifezi fără griji, dacă ai un asistent virtual care se ocupă de el.
Tu cum emiți facturile? Cu încredere sau cu teamă că poate ai omis ceva important?
Dacă vrei să te concentrezi pe ce contează cu adevărat în business-ul tău, ia în calcul și varianta delegării.
